Щоб новий ЕЦП/КЕП приймалися для звітів, запитів і службового листування з ДПС, його потрібно «зареєструвати» через приватну частину Електронного кабінету — фактично засвідчити сертифікат у реєстрі ДПС. У 2025 році підтвердження відбувається надсиланням визначених електронних форм і контролем двох квитанцій: перша фіксує отримання та автоматичну перевірку, друга — остаточне «Прийнято» або «Не прийнято». Статус суб’єкта е-документообігу надається після відправлення першого електронного документа та відображається у квитанції системним повідомленням.
Що саме реєструється в Електронному кабінеті
У ДПС реєструється не файл особистого ключа, а сертифікат КЕП підписувача. Логіка проста: ви надсилаєте електронний документ, підписаний новим КЕП, система ідентифікує сертифікат, фіксує його у своєму реєстрі, і з цього моменту ним можна підписувати звіти. Для «засвічення» сертифіката використовують сервісні форми: або запит, або повідомлення про КЕП для керівника, співробітників чи ФОП.
- J/F1300207. Запит на витяг про стан розрахунків, який спрацьовує як «перший документ» керівника.
- J/F1391104. Повідомлення про надання інформації щодо КЕП для юросіб і фізичних осіб.
- J(F)1391103/F13911(03). Альтернативні редакції повідомлення для юросіб і ФОП.
Як підготувати новий сертифікат КЕП
Повторне (дистанційне) формування сертифікатів доступне власникам чинних сертифікатів за незмінних реєстраційних даних і за наявності особистого ключа, що не скомпрометований. Послугу можна здійснити онлайн на сайті КНЕДП ДПС або через ПЗ «ІІТ Користувач ЦСК-1». Строк чинності сертифікатів КНЕДП ДПС — до 2 років. Перевипуск варто робити за кілька днів до завершення терміну дії, щоб уникнути простоїв.
Якщо строк чинності вже сплив або ви отримуєте КЕП уперше, формуйте новий набір у пункті реєстрації чи в іншого КНЕДП, а потім переходьте до реєстрації сертифіката в Електронному кабінеті за одним зі сценаріїв нижче.
Як зареєструвати нові сертифікати, якщо старі ще чинні
Коли старі КЕП ще діють, а ви вже отримали нові, реєстрацію доцільно провести повідомленням «Про надання інформації щодо КЕП» — за формою J/F1391104 або J(F)1391103/F13911(03). У табличній частині зазначте всі нові сертифікати підписантів: керівника, бухгалтера, за потреби — печатку. Підписання має значення: спершу накладаються всі НОВІ КЕП у порядку їх внесення до таблиці, далі — старі сертифікати, насамкінець — печатка (якщо використовується). Це дозволяє системі «перемкнутися» на нові сертифікати без розриву е-документообігу.
- Створіть повідомлення. Оберіть J/F1391104 чи J(F)1391103/F13911(03) у приватній частині Кабінету та додайте нові сертифікати керівника, бухгалтера, печатки.
- Підпишіть документ. Спочатку всі нові КЕП у порядку вказання в таблиці, потім — старі, далі — печатка.
- Отримайте дві квитанції. Статус «Прийнято» означає, що з цього моменту застосовуються нові КЕП.
Після отримання двох квитанцій зі статусом «Прийнято» реєстрація нових сертифікатів вважається завершеною, і всі подальші документи потрібно підписувати вже новими КЕП згідно з розподілом ролей.
Як діяти, якщо старих ключів немає
Якщо старих КЕП немає або доступ до них втрачено, зареєструвати сертифікат керівника допоможе «Запит на витяг про стан розрахунків» J/F1300207. Сформуйте і підпишіть запит новим КЕП керівника. Відповіддю стане витяг J/F1400207, а також службове повідомлення J/F1391099 про набуття статусу суб’єкта е-документообігу у складі квитанції.
Що вважати успіхом: у квитанціях шукайте формулювання «Документ збережено на центральному рівні» та «Прийнято». Поява у «Вхідних» витягу J/F1400207 і повідомлення J/F1391099 підтверджує реєстрацію сертифіката керівника в реєстрі ДПС та готовність до обміну документами.
- J/F1300207. Направляєте запит, підписаний новим КЕП керівника.
- J/F1400207. Отримуєте витяг у відповідь, за потреби з підписом посадової особи ДПС.
- J/F1391099. Службове повідомлення про набуття статусу е-документообігу.
Повідомлення для ФОП
ФОП подає форму F13911(03). У табличній частині вносяться ПІБ, РНОКПП або серія й номер паспорта. У графах «Посада» і «Тип підпису» зазначається «директор». У полі «Виконавець» — посада, ініціали, прізвище та телефон. Підписання відбувається у визначеній послідовності, що забезпечує актуалізацію нового сертифіката в реєстрі та збереження безперервності е-документообігу.
- Спочатку новий КЕП.
- Потім КЕП. Яким набули статус суб’єкта е-документообігу.
- Далі печатка. Якщо використовується.
Коди форм і що прийде у квитанціях
Для реєстрації сертифікатів співробітників або ФОП використовуйте повідомлення J/F1391104 чи J(F)1391103/F13911(03) — залежно від ролі та редакції форми. У приватній частині Кабінету ці форми доступні у розділі «Введення звітності».
Запит J/F1300207 дає відповідь у вигляді витягу J/F1400207, а також запускає службове повідомлення J/F1391099 про набуття статусу е-документообігу — надійний маркер того, що КЕП керівника враховано реєстром.
«Позитив» у квитанціях виглядає як статус «Прийнято» та/або текст «Документ збережено на центральному рівні». Відсутність другої квитанції або статус «Не прийнято» означає, що сертифікат ще не враховано або є помилки у формі чи підписанні.
Додавання сертифіката в налаштуваннях Кабінету
Окрім надсилання форм, у приватній частині Кабінету у блоці «Налаштування» можна додатково підтвердити сертифікат. Це корисно, якщо в реєстрі активний інший сертифікат або він щойно виданий. Можна підвантажити сертифікат із сайту надавача, зокрема для типу «ЕЦП, неспростовність». Зверніть увагу: передача сертифіката від КНЕДП до реєстру ДПС може тривати 1–3 дні. Після додавання сертифіката в «Налаштуваннях» повторіть відправку реєстраційного документа.
- Зчитайте ключ. Перевірте, що у Кабінеті підставився потрібний сертифікат.
- За потреби завантажте сертифікат. Зі сторінки надавача та поставте три підтверджувальні прапорці.
- Підпишіть і надішліть. Відправте реєстраційний документ і перевірте квитанції.
Статуси в квитанціях
Якщо у квитанції бачите «Блок даних. Невірний підпис — сертифікат відсутній в реєстрі зареєстрованих сертифікатів», це сигнал, що сертифікат ще не дійшов до реєстру або в ДПС активний інший сертифікат. Формулювання «Інформація: сертифікат керівника із діючого “Першого документу” є чинним» означає, що система «тримає» попередній сертифікат керівника.
- «Документ не може бути прийнятий…». Документ підписано КЕП фізособи замість КЕП ФОП. Потрібно підписати належним сертифікатом.
- «Не визначений ідентифікатор ключа суб’єкта». Ключ не зчитано у заяві або вказано вручну ідентифікатор. Слід зчитати ключ і підтвердити.
- «Прийнято» у двох квитанціях. Сертифікат враховано, документ зареєстровано. За відсутності квитанції №2 перевірте «Вхідні» та повторне відправлення.
Для коректного зчитування ролей і послідовності накладання підписів дотримуйтеся порядку, визначеного для вашої форми, та використовуйте чинний сертифікат підписанта саме тієї ролі, яка вказана у документі.
Як відкликати попередні сертифікати
Коли у платника одночасно чинні кілька сертифікатів для однієї ролі, система може відхиляти документи або «бачити» не той КЕП. Рішення — відкликати попередні сертифікати та залишити останній. Якщо КЕП згенеровано у банку чи в хмарному сервісі, перевірте можливість самостійного блокування або скасування сертифіката у кабінеті надавача і дочекайтеся оновлення в реєстрі ДПС.
- Скасуйте старий сертифікат. Зробіть це у свого КНЕДП та переконайтеся, що інформація передана до ДПС. На це може знадобитися 1–3 дні.
- Надішліть форму повторно. Після скасування відправте повідомлення про КЕП чи запит J/F1300207 новим сертифікатом.
Ознаки успішної реєстрації нового КЕП
Результат забезпечує правильний вибір форми (повідомлення чи запит), дотримання послідовності підписання, наявність лише одного чинного сертифіката для ролі та «правильні» квитанції — «Документ збережено на центральному рівні» і «Прийнято». Принципи однакові для ФОП і юросіб, відрізняються лише реквізити форм і ролі підписантів.