Щоб правильно розрахувати лікарняні для працівника, потрібно врахувати його страховий стаж, середню зарплату за останні 12 місяців і кількість днів непрацездатності.
Які документи потрібні для нарахування лікарняних
Розрахунок лікарняних починається з перевірки документів, які підтверджують право працівника на виплату.
- Оригінал електронного або паперового лікарняного листа.
- Заява від працівника про надання допомоги по тимчасовій непрацездатності.
- Відомості про страховий стаж працівника (з трудової книжки, довідки, бази персоніфікованого обліку ПФУ).
- Дані про середню заробітну плату за 12 місяців, що передували місяцю, у якому настав страховий випадок.
Без цих документів розрахунок неможливий.
Як перевірити страховий стаж для визначення розміру виплат
Розмір лікарняних прямо залежить від загального страхового стажу працівника на момент настання непрацездатності.
- Менше 3 років — 50% середньої зарплати.
- Від 3 до 5 років — 60%.
- Від 5 до 8 років — 70%.
- Понад 8 років — 100%.
Стаж рахується календарно, враховуються всі періоди, коли сплачувалися єдині соціальні внески. Якщо є сумнів — уточнюйте інформацію через кабінет на порталі ПФУ або за довідкою з попередніх місць роботи.
Як визначити середню заробітну плату для розрахунку
Середню зарплату обчислюють за останні 12 місяців роботи (або за менший період, якщо стаж менший).
- Беруться всі виплати, з яких сплачувалися ЄСВ: оклад, премії, надбавки, відпускні.
- Виключаються лікарняні, декретні, матеріальна допомога разового характеру.
- Розрахунок ведуть з першого до останнього числа включно кожного місяця у розрахунковому періоді.
- Загальну суму ділять на фактичну кількість календарних днів розрахункового періоду.
Якщо працівник відпрацював менше ніж 12 місяців, середню зарплату рахують за всі фактично відпрацьовані місяці.
Яка формула для обчислення денної суми лікарняних
Знаючи середню зарплату і кількість днів, можна розрахувати розмір виплати за день.
- Денна сума = Сума заробітку за розрахунковий період / Кількість календарних днів розрахункового періоду.
З цієї суми береться відповідний відсоток (залежно від стажу) — це і є розмір виплати за один день хвороби.
Як враховувати календарні дні в розрахунку
Для розрахунку лікарняних використовують календарні дні, крім періодів, які не входять до страхового стажу або неоплачуваних відпусток.
- Відпустки без збереження заробітної плати не враховуються у розрахунковий період.
- Дні, коли працівник не працював з поважних причин (наприклад, через простій не з його вини), теж виключаються.
Якщо в розрахунковому періоді немає жодного відпрацьованого дня, лікарняні обчислюють із тарифної ставки (окладу) на день настання страхового випадку.
Як обчислювати кількість днів, за які нараховують лікарняні
Лікарняні виплачуються за всі дні непрацездатності, зазначені у листку, крім вихідних, якщо працівник не працює у ці дні за графіком.
- Перші 5 днів хвороби оплачує роботодавець.
- Починаючи з 6-го дня — Фонд соціального страхування.
- Загальна кількість днів визначається за датами у листку непрацездатності.
Якщо лікарняний частково припадає на відпустку, ці дні не оплачуються.
Які обмеження потрібно враховувати під час розрахунку
Є кілька важливих обмежень, які впливають на підсумкову суму лікарняних:
- Сума денної виплати не може перевищувати середньоденну зарплату, з якої сплачено ЄСВ у розрахунковому періоді.
- Максимальний розмір лікарняних не може бути більший за розмір максимальної бази нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат на місяць).
- Лікарняні не нараховують за дні простою, відпустки за власний рахунок, відсутності на роботі без поважної причини.
Якщо працівник працює за сумісництвом, лікарняні нараховують окремо на кожному місці роботи.
Як оформити розрахунок для бухгалтерії
Після визначення суми лікарняних бухгалтер складає розрахунок, який має містити:
- Період непрацездатності (дати початку і закінчення хвороби).
- Загальну кількість днів, що підлягають оплаті.
- Середньоденну зарплату.
- Відсоток, що застосовується відповідно до стажу.
- Підсумкову суму до виплати — окремо за рахунок роботодавця і Фонду соціального страхування.
Цей розрахунок затверджується комісією із соціального страхування підприємства (якщо така є) і подається у Фонд для отримання відшкодування.
Як діють особливості для окремих категорій працівників
Деякі категорії працівників мають особливості при розрахунку лікарняних, які обов’язково враховувати:
- Новоприйняті працівники, які не мають 6 місяців стажу — середню зарплату рахують за фактично відпрацьовані місяці або з окладу, якщо стажу менше місяця.
- Працівники, які працюють за сумісництвом — лікарняні на кожному місці роботи обчислюються окремо з урахуванням заробітку саме на цьому підприємстві.
- Працівники зі змішаним режимом роботи чи неповною зайнятістю — для них розрахунок ведуть пропорційно фактично відпрацьованому часу.
- Працівники, у яких розмір зарплати менший за мінімальну — лікарняні обчислюють із фактичного заробітку, але не нижче мінімального розміру, визначеного законодавством.
Як розрахувати лікарняні за періоди вагітності та пологів
Оплата лікарняного у зв’язку з вагітністю та пологами має свої нюанси. Виплата здійснюється за весь період, зазначений у листку (зазвичай 126 або 140 днів), незалежно від страхового стажу. Розрахунок ведуть за тією ж формулою, що для звичайного лікарняного, але виплачується вся сума одним платежем до початку відпустки.
- Середньоденний заробіток розраховується за стандартною схемою.
- Множиться на кількість днів, визначених у листку непрацездатності.
- Виплата здійснюється у 100% розмірі незалежно від стажу.
Ця особливість закріплена у законодавстві — вагітність і пологи прирівнюються до повного стажу незалежно від реального періоду сплати внесків.
Які терміни та умови отримання виплати за лікарняним
Лікарняні мають бути виплачені не пізніше найближчого дня виплати зарплати після того, як підприємство отримало кошти від Фонду. Для цього важливо дотримати строки подачі документів:
- Заява працівника подається не пізніше 5 днів після закриття лікарняного.
- Комісія (уповноважена особа) розглядає документи і приймає рішення про призначення допомоги протягом 10 днів.
- Після затвердження розрахунку документи подаються до Фонду для відшкодування.
- Фонд перераховує кошти протягом 10 робочих днів.
- Підприємство виплачує лікарняні у найближчий день виплати зарплати.
Які нюанси важливо враховувати при повторному відкритті лікарняного
Якщо працівник хворів кілька разів протягом короткого періоду, кожен лікарняний листок розраховується окремо. Якщо між ними була хоча б один день виходу на роботу, новий лікарняний знову починається з п’яти днів за рахунок роботодавця. Якщо ж дати йдуть підряд — дні підсумовуються, і розподіл на “за рахунок роботодавця” та “за рахунок Фонду” зберігається.
Як розраховуються лікарняні для працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами
Працівники, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами, не мають права на оплату лікарняних, якщо за них не сплачувався ЄСВ як за найманих працівників. Якщо ж виплати здійснювалися — розрахунок аналогічний звичайному працівнику, але тільки за періоди, коли сплачувалися внески.
Приклад розрахунку лікарняних крок за кроком
Щоб закріпити алгоритм, наведемо умовний приклад розрахунку для працівника:
- Стаж — 7 років (70% від середньої зарплати).
- Середня зарплата за 12 місяців — 180 000 грн.
- Загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 365.
- Перебував на лікарняному 8 днів.
Покроково:
- Розраховуємо середньоденну зарплату: 180 000 грн / 365 днів = 493,15 грн.
- Застосовуємо відсоток: 493,15 грн × 70% = 345,21 грн (сума за один день).
- Визначаємо суму за 8 днів: 345,21 грн × 8 = 2 761,68 грн.
- Перші 5 днів — за рахунок роботодавця (345,21 × 5 = 1 726,05 грн), решта 3 дні — за рахунок Фонду (345,21 × 3 = 1 035,63 грн).
У розрахунку важливо слідкувати за змінами мінімальної зарплати й обмеженнями максимальної бази нарахування.
Що потрібно знати про податки та нарахування на лікарняні
Лікарняні підлягають оподаткуванню так само, як і заробітна плата:
- Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%.
- Військовий збір — 1,5%.
- ЄСВ нараховується на суму лікарняних, виплачених за рахунок роботодавця, але не на суму, відшкодовану Фондом.
Виплата лікарняних у бухгалтерському обліку відображається окремо від заробітної плати, але включається до загальної бази оподаткування.
Які поширені помилки можуть призвести до неправильного нарахування
Найчастіші помилки у розрахунку лікарняних:
- Неправильне визначення розрахункового періоду (беруть не ті місяці або не враховують відпустки без збереження зарплати).
- Включення до розрахунку виплат, які не беруть участі у нарахуванні (наприклад, разова матеріальна допомога, лікарняні, декретні).
- Застосування неправильного відсотка стажу через невірне визначення загального страхового стажу.
- Помилкове оподаткування всієї суми лікарняних, включаючи ті, що виплачені за рахунок Фонду (на які ЄСВ не нараховується).
- Неврахування ліміту максимальної бази нарахування ЄСВ.
Коректний розрахунок лікарняних знижує ризик штрафів та претензій з боку контролюючих органів.
Що змінюється у випадку травми на виробництві чи профзахворювання
Якщо непрацездатність настала через нещасний випадок на виробництві чи професійне захворювання, працівник отримує 100% середнього заробітку незалежно від стажу. Період оплати визначається медичним висновком, а сума лікарняних може бути збільшена за рішенням Фонду соціального страхування.
- Весь період хвороби оплачується у повному обсязі.
- Виплата здійснюється за рахунок Фонду з першого дня непрацездатності.